E-faktura- co trzeba wiedzieć, jak wystawić?

Zakładając działalność gospodarczą często zapominamy o paru rzeczach, których musimy się nauczyć. Rozliczając się na podstawie książki przychodów i rozchodów musimy dokumentować zakupy i sprzedaże. Różnica między nimi daje nam dochód. Na tej podstawie płacimy później podatek dochodowy. Każdą fakturę VAT, rachunek czy paragon trzeba wpisać do księgi przychodów i rozchodów. Otwierając firmę nie każdy wie jak prawidłowo wystawić fakturę. Nie jest to takie trudne jakby się wydawało. Wystawienie faktury papierowej zajmuje dość dużo czasu, dlatego warto skorzystać z e-faktury. Cieszą się one od kilku lat wielką popularnością, nawet w małych firmach. Jest to szybki sposób na wystawienie faktury. W internecie dostępnych jest mnóstwo programów, dzięki którym e-fakturę wystawia się w parę minut.

Co powinna zawierać faktura?

Faktura dostarczana do odbiorcy w formie elektronicznej nazywana jest e-fakturą. Może być wysłana mailem lub przez komunikator internetowy i nie musi być podpisana. Każda taka faktura musi zawierać dane zgodne z przepisami ustawy o VAT. Na fakturze musi się znaleźć data, kolejny numer faktury, dane podatnika i nabywcy towaru lub usługi. Oprócz tego faktura musi zawierać nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę i wartość. Umiescić należy dane do rozliczenia obowiązujących podatków i podsumowanie faktury cyframi i słownie. Powinna znaleźć się informacja o terminie i formie zapłaty, oraz sposób odbioru i miejsce dostawy. Jeśli jest to wersja papierowa faktury to powinna być podpisana przez osoby do tego upoważnione. Wysyłając e-fakturę pamiętać trzeba, że powinna być ona zapisana w pliku PDF, bo wtedy druga strona nie będzie mogła na niej wprowadzać zmian. Podstawowym warunkiem przy wystawianiu e- faktury jest jej autentyczność, czytelność oraz integralność treści czyli, żeby dane na e-fakturze były zgodne z rzeczywistością i nie były zmienione.

Jak wystawić e-fakturę?

W internecie można znaleźć narzędzia, które pomogą szybko wystawię e- fakturę. Są to programy nie zawsze płatne. Część z nich opłaty pobiera dopiero po wystawieniu 10 faktur, ale jest też dużo programów darmowych. Zaletą takich programów jest to, że fakturę można wystawić nawet przez telefon, który ma dostęp do internetu. W każdej chwili możesz sobie sprawdzić lub wydrukować fakturę. Programy te zapisują faktury w plikach PDF. Jest to bardzo ważne, bo nikt postronny nie może jej zmienić. Pamiętać należy, że każdą fakturę, obojętnie czy papierową czy e- fakturę, należy przechowywać w firmie przez kolejnych pięć lat. Liczy się je od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. E- faktury możesz przechowywać w komputerze lub w wersji papierowej.

Dlaczego warto?

Wystawienie e-faktury wiąże się z dużymi oszczędnościami dla każdej firmy. Nie płacimy za papier, kopertę czy list polecony. Może w małych firmach tak tego nie odczują ale wielkie korporacje, które wystawiają w miesiącu po kilka tysięcy faktur na pewno tak. Wysyłamy fakturę przez internet i nic nas to nie kosztuje a zyskujemy przy tym więcej czasu na inne sprawy w firmie.

Z tego co obserwuje się w ostatnich latach to prawie wszystkie już firmy w Polsce stosują e- faktury.